Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya sudah menurun tetapi masa simpannya belum habis. Arsip seperti ini biasanya berakhir di gudang: bercampur, tanpa daftar, dan sulit ditemukan saat dibutuhkan untuk audit atau perkara. Penataan arsip inaktif membereskannya sampai setiap berkas punya alamat.
1. Pemilahan
Arsip dipisahkan dari non-arsip: duplikat, formulir kosong, fotokopi tanpa nilai guna, dan bahan pustaka. Langkah ini sering mengurangi volume cukup banyak, sehingga pekerjaan berikutnya lebih ringan.
2. Pengelompokan dan klasifikasi
Arsip dikelompokkan menurut masalah dan diberi kode sesuai klasifikasi arsip yang berlaku di instansi. Bila klasifikasinya belum ada atau sudah usang, penyusunan instrumen sebaiknya dikerjakan lebih dulu lewat konsultasi kearsipan.
3. Deskripsi
Setiap berkas dicatat ke daftar: kode klasifikasi, uraian, kurun waktu, jumlah, dan tingkat perkembangan (asli, salinan, atau tembusan). Daftar inilah yang nanti dipakai untuk mencari, sehingga uraiannya harus spesifik. "Surat masuk 2019" tidak cukup; "Kontrak pengadaan alat kantor, Januari–Maret 2019" cukup.
4. Manuver data dan fisik
Daftar disusun ulang menurut klasifikasi dan kurun waktu. Setelah itu fisik arsip dipindahkan mengikuti urutan daftar. Urutannya penting: daftar dulu, fisik kemudian. Kalau dibalik, fisik akan dipindah berkali-kali.
5. Pelabelan dan pemboksan
Berkas diberi label, dimasukkan ke boks arsip bernomor, lalu disimpan di rak. Nomor boks dan lokasi rak dicatat di daftar, sehingga satu baris daftar menunjuk ke satu tempat fisik.
6. Laporan dan uji petik
Daftar arsip inaktif diserahkan bersama laporan pekerjaan. Hasilnya diuji petik bersama klien: beberapa baris daftar diambil acak, lalu fisiknya dicari di rak. Kalau semua ketemu di tempat yang tertulis, penataan dianggap selesai.
Berapa lama
Lamanya bergantung pada volume dalam meter linier, kondisi awal arsip, ketersediaan klasifikasi, dan jumlah tenaga. Arsip yang sudah berurutan jauh lebih cepat ditata daripada arsip yang harus dibaca satu per satu. Karena itu kami selalu mulai dari survei dan sampel.
Archa terakreditasi A oleh ANRI untuk penataan arsip dinamis. Lihat layanan penataan arsip atau baca cara menghitung volume arsip.