Hampir semua kerangka acuan kerja penataan arsip memakai satuan meter linier (ML). Satuan ini sering membingungkan karena tidak langsung menyebut jumlah lembar atau boks. Padahal dari angka ML inilah biaya, jumlah tenaga, dan lama pekerjaan dihitung.

Apa itu meter linier

Meter linier adalah panjang jajaran arsip bila arsipnya dijajarkan berdiri di rak. Satu meter linier berarti arsip yang memenuhi rak sepanjang satu meter. Satuan ini dipakai karena arsip di ruang simpan jarang rapi: ada map, ordner, bundel, dan boks dengan ketebalan berbeda. Panjang jajaran lebih mudah diukur daripada menghitung lembar satu per satu.

Patokan konversi

Sebagai patokan yang dipakai di banyak dokumen pengadaan, 1 meter linier setara sekitar 5 boks arsip, atau paling banyak 100 berkas. Jumlah lembarnya bervariasi besar: boks berisi formulir tipis bisa memuat jauh lebih banyak lembar daripada boks berisi bundel tebal atau buku register.

Karena itu angka lembar per ML sebaiknya tidak ditebak. Ambil sampel dari beberapa boks, unit kerja, dan tahun, lalu hitung rata-ratanya.

Cara memperkirakan volume ruang arsip

  1. Ukur rak yang terisi. Hitung panjang setiap papan rak yang berisi arsip, lalu jumlahkan. Rak berisi boks diukur dari lebar jajaran boksnya.
  2. Hitung arsip di luar rak. Tumpukan di lantai atau lemari diperkirakan dengan menjajarkan contoh tumpukan satu meter.
  3. Ambil sampel. Buka beberapa boks dari lokasi berbeda, hitung jumlah berkas dan lembarnya.
  4. Catat kondisinya. Arsip berjamur, basah, rapuh, atau bercampur non-arsip menambah waktu kerja.
  5. Pisahkan jenisnya. Arsip aktif, inaktif, vital, dan media non-kertas punya perlakuan berbeda.

ML untuk penataan, lembar untuk alih media

Penataan arsip dihitung per meter linier karena pekerjaannya berbasis berkas dan boks. Alih media dihitung per lembar, halaman, atau image karena pekerjaannya berbasis halaman. Arsip non-kertas dihitung per rol, kaset, atau keping. Jika satu proyek mencakup keduanya, gunakan kedua satuan dan jangan mengonversi satu ke yang lain tanpa sampling.

Kesalahan yang sering terjadi

  • Volume hanya diperkirakan dari foto ruangan.
  • Satu angka lembar per boks dipakai untuk seluruh populasi.
  • Arsip di gudang lain atau di unit kerja lupa dihitung.
  • Non-arsip dan duplikat ikut dihitung sebagai arsip.

Survei awal kami tidak dipungut biaya. Tim kami mengukur, mengambil sampel, dan menyusun perkiraan volume yang bisa dipakai untuk anggaran. Lihat layanan penataan arsip atau jadwalkan survei.