Banyak instansi menyimpan arsip yang bukan kertas: rekaman rapat di kaset, dokumentasi kegiatan di video tape, foto cetak dan negatif, serta peta dan gambar teknik ukuran besar. Arsip seperti ini justru lebih cepat rusak, dan alat untuk memutarnya makin sulit dicari. Alih media menyelamatkan isinya sebelum media aslinya tidak bisa dibaca lagi.
Jenis yang bisa dialihmediakan
- Audio: kaset audio dan audio reel.
- Video: video tape berbagai format.
- Foto: foto cetak dan negatif.
- Kartografi dan kearsitekturan: peta, denah, dan gambar teknik ukuran A0 sampai A2.
Yang perlu disiapkan
Inventaris per media. Hitung jumlah kaset, rol, keping, atau lembar per jenis. Satuan volume arsip non-kertas mengikuti medianya, bukan meter linier.
Kondisi fisik. Catat pita yang berjamur, lengket, atau putus, foto yang menempel satu sama lain, dan peta yang terlipat lama. Media yang rusak perlu perawatan sebelum diputar atau dipindai.
Keterangan isi. Label kaset atau catatan di balik foto sering menjadi satu-satunya sumber metadata. Jangan dibuang atau ditimpa.
Keluaran yang perlu disepakati
Seperti arsip kertas, tetapkan dua jenis file: master untuk preservasi dengan kualitas setinggi yang wajar, dan salinan akses yang ringan untuk diputar atau dilihat sehari-hari. Untuk peta besar, pastikan skala, legenda, dan tulisan kecil tetap terbaca di salinan akses. Metadata minimal: judul atau isi, tanggal, durasi atau ukuran, nomor media asli, dan kondisi.
Setelah dialihmediakan
Media asli tetap disimpan dan dikembalikan sesuai urutannya. Salinan digital tidak otomatis menggantikan arsip asli; nasib arsip asli diputuskan menurut jadwal retensi dan kewenangan yang berlaku.
Kami pernah mengalihmediakan kaset audio, video tape, audio reel, foto, dan peta untuk kementerian dan pemerintah daerah. Lihat layanan alih media arsip atau ceritakan jenis arsip Anda.