Alih media yang baik tidak diukur dari banyaknya lembar yang dipindai per hari. Ukurannya sederhana: lima tahun lagi, file itu masih bisa dibuka, masih terbaca, dan masih bisa dibuktikan berasal dari arsip aslinya. Panduan ini merangkum standar yang kami pakai pada proyek alih media arsip tekstual, termasuk untuk instansi pemerintah.
Acuan yang dipakai
Pekerjaan alih media arsip di Indonesia berpijak pada UU 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan PP 28 Tahun 2012. Untuk teknis alih media, kami mengacu pada Peraturan ANRI Nomor 2 Tahun 2021 serta SOP ANRI tentang alih media arsip konvensional ke digital dan tentang perawatan arsip. Detail yang tidak diatur, misalnya struktur folder dan pola nama file, disepakati bersama klien saat rapat awal.
Tiga format untuk tiga keperluan
Satu format jarang cukup untuk semua kebutuhan. Kami menyerahkan tiga keluaran dari setiap halaman:
| Keperluan | Format | Spesifikasi |
|---|---|---|
| Preservasi | TIFF tanpa kompresi | 300 dpi, warna 24-bit |
| Akses sehari-hari | JPEG | 300 dpi, warna 24-bit |
| Pencarian dan sistem | PDF ber-OCR | Nama file mengikuti nomor arsip |
TIFF disimpan sebagai master dan jarang dibuka. JPEG dan PDF yang dipakai pengguna. Kalau hasilnya akan masuk ke SRIKANDI, DMS, atau SIMRS, format dan metadata disesuaikan dengan sistem tujuan sejak awal.
Sebelum memindai: arsip disiapkan dulu
Sebagian besar waktu proyek justru habis sebelum scanner menyala. Arsip yang rapuh atau kotor akan rusak, atau hasil pindaiannya buruk, kalau langsung dimasukkan ke mesin.
- Debu dan jamur dibersihkan dengan kuas dan spons.
- Staples, klip, dan jilidan dilepas, dan urutan jilidnya ditandai supaya bisa dikembalikan.
- Sobekan ditambal dengan pita arsip, lembar terlipat diratakan.
- Halaman dinomori ulang dengan pensil 2B dan dicatat di daftar, sehingga jumlah halaman fisik dan file bisa dicocokkan.
Arsip yang dipinjam dari depo dicatat dengan formulir pinjam dan kembali. Dari sini rantai penguasaan dokumen (chain of custody) dimulai.
Saat memindai
Scanner dikalibrasi terhadap fisik arsip sebelum produksi: resolusi diatur, warna dikoreksi, hasilnya dibandingkan dengan aslinya. Pemindaian dilakukan halaman per halaman. Halaman yang terpotong, terlipat, atau miring dipindai ulang, bukan diperbaiki dengan perangkat lunak.
Untuk dokumen kantor ukuran A4 dan F4, kami memakai scanner flatbed A3 300 dpi. Dokumen besar seperti peta dan gambar teknik butuh alat dan perlakuan tersendiri.
Sesudah memindai: QC yang terpisah dari produksi
File dirapikan dengan cropping dan deskew, lalu diperiksa oleh tim QC yang bukan operator pemindai. Yang diperiksa:
- resolusi dan ketajaman;
- kelengkapan dan urutan halaman dibanding nomor halaman fisik;
- keterbacaan teks, stempel, dan tanda tangan;
- nama file dan struktur folder;
- kesesuaian file dengan metadata dan daftar arsip.
Pada proyek pemerintah, hasilnya juga diuji petik bersama tim klien sebelum berita acara ditandatangani.
Serah terima dan garansi
Yang diserahkan: file dalam tiga format, daftar arsip hasil alih media, laporan, dan berita acara. Medianya mengikuti permintaan klien, misalnya hard disk, unggah ke sistem, atau DVD berlabel. Selama tiga bulan setelah serah terima, file yang perlu diperbaiki kami kerjakan tanpa biaya tambahan.
Archa terakreditasi ANRI untuk alih media arsip tekstual. Lihat layanan alih media arsip atau minta survei awal untuk menghitung volume dan kondisi arsip Anda.