Penataan arsip
Ruang arsip yang penuh biasanya bukan soal kurang rak. Arsip aktif dan inaktif bercampur, daftar tidak mutakhir, dan tidak ada yang tahu boks mana berisi apa. Kami membereskannya per unit, per tahun, atau per jenis arsip.
Biasanya kami dipanggil ketika
- Arsip aktif dan inaktif bercampur tanpa klasifikasi
- Daftar arsip tidak lengkap atau tidak mutakhir
- Ruang simpan penuh, lokasi boks sulit dilacak
- Jadwal retensi dan penyusutan belum diterapkan
- Tenaga pengelola arsip terbatas
Ruang lingkup
Pemberkasan arsip aktif
Pengelompokan item arsip ke dalam berkas, kode klasifikasi, indeks, dan daftar arsip aktif.
Penataan arsip inaktif
Identifikasi, pemilahan, manuver fisik, penomoran boks, penempatan rak, daftar arsip inaktif, dan peta lokasi simpan.
Arsip vital
Identifikasi, perlindungan, pengamanan, penyelamatan, dan pemulihan arsip yang tidak tergantikan.
Tenaga pengelola arsip
Penyediaan tenaga arsip dan koordinator berdasarkan peran, target layanan, dan kebutuhan unit kerja.
Tahapan kerja
Yang Anda terima
- Arsip fisik tertata
- Daftar arsip
- Label dan boks bernomor
- Peta lokasi simpan
- Laporan dan berita acara
- Survei dan identifikasi
Volume, kurun waktu, media, kondisi fisik, struktur organisasi, dan kebutuhan akses dipetakan.
- Rencana kerja dan sampel
Metode, target produktivitas, standar metadata, keamanan, dan contoh hasil disepakati.
- Pengolahan fisik dan informasi
Pemberkasan atau penataan, input data, pelabelan, pemboksan, dan penempatan.
- QC dan rekonsiliasi
Fisik, daftar, boks, dan lokasi dicocokkan agar tidak ada arsip yang terlewat.
- Serah terima
Daftar arsip, laporan, peta lokasi, dan berita acara diserahkan beserta cara memakainya.
Pertanyaan yang sering diajukan
Bagaimana volume arsip dihitung?
Biasanya dalam meter linear, jumlah boks, map, atau lembar, tergantung jenis pekerjaan. Kalau datanya belum ada, tim kami melakukan survei dan sampling lebih dulu.
Bisa dikerjakan di kantor kami?
Bisa. Lokasi kerja ditentukan dari keamanan, volume, sarana, jadwal operasional, dan kebijakan kerahasiaan organisasi Anda.
Apakah Archa menyediakan tenaga arsip?
Ya. Kami menyediakan tenaga operasional dan koordinator, lengkap dengan target layanan, pelaporan, dan pengawasan mutu.
Layanan lain
Alih media arsip
Scanning, indexing, OCR, dan QC per batch. Setiap file bisa ditelusuri kembali ke dokumen asalnya.
A.03Konsultasi kearsipan
Audit, penyusunan instrumen seperti klasifikasi dan JRA, program arsip vital, dan bimbingan teknis.
A.04Document Management System
NostroDoc: repositori, pencarian metadata dan full-text, hak akses, audit trail, dan alur persetujuan.
A.05Solusi IT
Aplikasi kustom, integrasi data, infrastruktur, dan otomasi AI dari tim yang memahami dokumennya.