Pemberkasan arsip aktif
Pengelompokan item arsip ke dalam berkas, pemberian kode klasifikasi, indeks, dan penyusunan daftar arsip aktif.
Penataan & Pengelolaan Arsip
Tidak perlu lagi membuka boks satu per satu hanya untuk mencari dokumen
Tim Archa membenahi arsip aktif dan inaktif dari fisiknya: memilah, mengelompokkan, memberi kode, menyusun daftar, sampai menempatkannya kembali di rak yang tepat.
Masalah yang Kami Selesaikan
Ketika arsip tidak tertata, risiko ikut menumpuk
Dokumen yang salah simpan, sulit ditemukan, rusak, atau tidak jelas masa retensinya dapat menghambat layanan, audit, pengambilan keputusan, dan pemenuhan kewajiban organisasi.
- Arsip aktif dan inaktif bercampur tanpa klasifikasi
- Daftar arsip tidak lengkap atau tidak mutakhir
- Ruang simpan penuh dan lokasi boks sulit dilacak
- Jadwal retensi dan prosedur penyusutan belum diterapkan
- Keterbatasan tenaga pengelola arsip
Ruang Lingkup
Mulai dari bagian yang paling mendesak
Tidak semua ruang arsip harus dibereskan sekaligus. Pekerjaan bisa dimulai per unit, per tahun, atau per jenis arsip, lalu dilanjutkan bertahap.
Penataan arsip inaktif
Identifikasi, pemilahan, manuver fisik, penomoran boks, penempatan rak, daftar arsip inaktif, dan peta lokasi simpan.
Penyusunan instrumen
Pendampingan klasifikasi arsip, Jadwal Retensi Arsip, sistem klasifikasi keamanan dan akses, serta prosedur kerja.
Arsip vital & terjaga
Identifikasi, perlindungan, pengamanan, penyelamatan, dan pemulihan arsip yang tidak dapat tergantikan.
Managed service
Penyediaan tenaga pengelola arsip dan dukungan operasional berdasarkan peran, SLA, serta kebutuhan unit kerja.
Alih media arsip
Digitalisasi dokumen fisik dengan scanning, indexing, OCR, quality control, dan integrasi ke sistem.
Detail alih media
Tahapan Pekerjaan
Sebelum tim bergerak, bentuk hasil akhirnya harus jelas
“Sudah rapi” bukan ukuran yang cukup. Kami menyepakati contoh daftar, kode, label, susunan boks, dan cara pemeriksaannya sejak awal.
Survei dan identifikasi
Memetakan volume, kurun waktu, media, kondisi fisik, struktur organisasi, serta kebutuhan akses.
Rencana kerja dan sampling
Menetapkan metode, target produktivitas, standar metadata, lokasi kerja, keamanan, dan contoh output.
Pengolahan fisik dan informasi
Melaksanakan pemberkasan/penataan, input data, pelabelan, pemboksan, dan penempatan sesuai rancangan.
QC dan rekonsiliasi
Mencocokkan fisik, daftar, boks, lokasi, serta temuan untuk memastikan tidak ada arsip yang terlewat.
Serah terima dan pendampingan
Menyerahkan daftar arsip, laporan, peta lokasi, berita acara, dan penjelasan penggunaan output.
Pertanyaan Umum
Sebelum memulai proyek penataan arsip
Bagaimana menghitung volume arsip?
Volume biasanya dihitung dalam meter linear, jumlah boks, map, atau lembar sesuai jenis pekerjaan. Jika datanya belum tersedia, tim kami dapat melakukan survei dan sampling.
Apakah pekerjaan bisa dilakukan di kantor kami?
Bisa. Lokasi kerja ditentukan berdasarkan keamanan, volume, sarana, jadwal operasional, dan kebijakan kerahasiaan organisasi.
Apa output jasa penataan arsip?
Output disesuaikan scope, umumnya berupa arsip fisik tertata, daftar arsip, label/boks, peta lokasi simpan, laporan hasil pekerjaan, serta berita acara.
Apakah Archa juga menyediakan tenaga pengelola arsip?
Ya. Model managed service dapat mencakup tenaga operasional, koordinator, target layanan, pelaporan, dan pengawasan mutu.
Minta survei kebutuhan pengelolaan arsip
Ceritakan kondisi ruang, jenis dokumen, dan hasil yang Anda butuhkan. Tim Archa akan membantu menentukan langkah pertama yang masuk akal.