Arsip fisik yang sudah sulit dikendalikan
Kami pilah, kelompokkan, beri kode, susun daftar, boks, dan lokasi simpan. Setelah selesai, staf tahu apa yang ada dan di mana mencarinya.
Pengelolaan dan penataan arsip
Jasa kearsipan · Alih media · Sistem dokumen
Arsip sulit dicari?
Arsip sulit dicari?
Kami bantu membereskannya.
Archa membereskan arsip fisik, mendigitalkan dokumen, dan menyiapkan sistemnya—supaya tim Anda tidak lagi membuang waktu untuk mencari.
Bergerak di bidang arsip sejak 2013
Lebih dari 20 juta lembar ditangani
Fisik, digital, dan sistem
20+ jutalembar dokumen ditangani
Arsip fisik → data siap cari
Rekam jejak Archa
Dipercaya oleh instansi pemerintah, rumah sakit, dan perusahaan.
Yang Kami Kerjakan
Dari ruang arsip sampai layar pencarian
Ada pekerjaan yang harus dilakukan dengan tangan: memilah, memberi kode, memindai, dan memeriksa. Ada pula yang membutuhkan sistem. Tim Archa menangani keduanya dalam satu alur.
Dokumen kertas yang perlu masuk sistem
Dari melepas staples sampai memeriksa hasil scan, indexing, dan OCR—setiap file dicocokkan kembali dengan dokumen asalnya.
Alih media dan digitalisasiFile digital yang tercecer di banyak tempat
Kami menyiapkan struktur metadata, hak akses, alur persetujuan, dan DMS agar dokumen mudah dicari tanpa kehilangan kendali.
DMS dan solusi digitalCara Kerja
Tidak langsung dikerjakan massal. Sampelnya harus benar dulu.
Kami mulai dari kondisi nyata di lapangan, membuat contoh hasil, lalu menyepakati standar pemeriksaan. Dengan begitu, target volume tidak mengorbankan ketelitian.
Lihat kondisinya
Jenis, volume, lokasi, keadaan fisik, kebutuhan akses, dan risiko.
Buat sampel
Metode kerja, kode, metadata, format file, dan contoh hasil diuji lebih dulu.
Kerjakan per batch
Setiap kelompok dokumen diberi identitas agar pergerakannya bisa ditelusuri.
Periksa ulang
Fisik, daftar, file, urutan, keterbacaan, dan metadata dicocokkan kembali.
Serahkan dengan jelas
Hasil, catatan pengecualian, dan dokumen serah terima diberikan bersama.
Fisik dan digital tetap terhubungLokasi boks, daftar arsip, dan file mengacu pada identitas yang sama.
Yang Sering Terlewat
Mencari satu dokumen seharusnya tidak menghabiskan satu pagi.
Scan saja tidak cukup. Tanpa nama file yang konsisten, metadata, dan lokasi simpan yang jelas, masalah lama hanya pindah dari lemari ke komputer.
Karena itu kami menghubungkan kembali dokumen fisik, daftar arsip, dan file digital. Saat seseorang mencari nomor kontrak, nama pasien, tahun, atau klasifikasi tertentu, hasilnya bisa ditemukan tanpa membuka folder satu per satu.
- Penamaan file dan metadata disepakati sebelum produksi
- Hasil scan dicocokkan dengan daftar dan dokumen fisik
- Hak akses mengikuti peran dan tingkat kerahasiaan
- Bisa diserahkan sebagai file terstruktur atau masuk ke DMS
Standar Kerja
Ketelitian di lapangan ditopang sistem yang jelas
Kompetensi kearsipan, mutu, keamanan informasi, dan keselamatan kerja menjadi bagian dari cara proyek direncanakan dan diawasi.
Akreditasi ANRIKompetensi layanan kearsipan
ISO 27001Manajemen keamanan informasi
ISO 9001Sistem manajemen mutu
ISO 45001Keselamatan dan kesehatan kerja
Pengalaman Proyek
Lihat pengalaman Archa
Beragam dokumen, satu tuntutan: hasilnya harus bisa dipakai.
Kesehatan · Alih Media
Rekam medis dipindai, diindeks, dan disiapkan untuk DMS rumah sakit
Pemerintahan · AplikasiAplikasi perpustakaan untuk mengelola koleksi dan akses secara daring
Data · IntegrasiData dari beberapa sumber dirapikan untuk analitik dan datamart
Aplikasi KustomHRIS, absensi daring, dan pengelolaan proyek dalam satu alur kerja
Catatan Lapangan
Baca semua artikel
Hal praktis sebelum memulai proyek arsip
Checklist Persiapan Proyek Digitalisasi Arsip: Dari Survei hingga Serah Terima
Checklist praktis untuk menentukan volume, metadata, format file, OCR, keamanan, quality control, dan serah terima sebelum proyek digitalisasi arsip dimulai.
Baca selengkapnyaCara Menentukan Ruang Lingkup Jasa Penataan Arsip
Panduan menyusun scope jasa penataan arsip berdasarkan volume, kondisi, output, lokasi, keamanan, dan kriteria penerimaan agar penawaran dapat dibandingkan.
Baca selengkapnyaDMS Bukan Sekadar Penyimpanan File: 8 Hal yang Perlu Dinilai
Delapan aspek yang perlu dinilai sebelum memilih Document Management System: use case, metadata, pencarian, hak akses, workflow, retensi, integrasi, dan adopsi.
Baca selengkapnyaAda arsip yang sudah lama ingin dibereskan?
Ceritakan kondisi ruang, jenis dokumen, dan hasil yang Anda butuhkan. Tim Archa akan membantu menentukan langkah pertama yang masuk akal.