Registrasi
Penerimaan, pencatatan batch, dan chain of custody.
Alih Media Arsip
Bukan sekadar scan. Setiap file harus utuh, terbaca, dan bisa dicari.
Archa menangani pekerjaan sebelum dan sesudah pemindaian: menyiapkan dokumen, mengisi indeks, menjalankan OCR, memeriksa hasil, lalu mencocokkannya kembali dengan berkas asal.
Jasa Digitalisasi Arsip
File yang baik harus tetap masuk akal saat dibuka bertahun-tahun kemudian
Jenis dokumen menentukan cara kerja. Rekam medis, kontrak, buku, dan gambar teknis membutuhkan resolusi, format, penamaan, metadata, serta penanganan fisik yang berbeda.
- Scanning dokumen lepas, berkas, buku, gambar, dan rekam medis
- Format PDF, PDF/A, TIFF, atau JPG sesuai kebutuhan
- OCR untuk membuat teks dapat dicari
- Indexing dan data capture berdasarkan metadata yang disepakati
- Quality control keterbacaan, orientasi, urutan, dan kelengkapan
Alur Kerja
Setiap batch punya identitas dan riwayatnya sendiri
Tim dapat melihat dokumen sedang diterima, dipindai, diperiksa, atau sudah dikembalikan.
Persiapan fisik
Pemilahan, pencabutan staples, perapihan, dan separator.
Scanning
Pemindaian sesuai resolusi, mode warna, dan format.
Index & QC
Input metadata, OCR, pemeriksaan visual, dan rekonsiliasi.
Delivery
Upload/integrasi, pengembalian fisik, dan berita acara.
Pilihan Implementasi
Terpusat, di lokasi, atau model terkelola
Model kerja dipilih berdasarkan kerahasiaan dokumen, volume, waktu, dan ketersediaan fasilitas.
On-site scanning
Peralatan dan tim bekerja di lokasi klien sehingga dokumen tidak keluar dari area yang ditetapkan.
Centralized scanning
Dokumen diproses dalam fasilitas yang disepakati dengan kontrol penerimaan, transportasi, dan akses.
Managed digitization
Layanan berkelanjutan untuk dokumen baru, termasuk operator, perangkat, SLA, dan pelaporan periodik.
Pertanyaan Umum
Hal yang perlu ditentukan sebelum digitalisasi
Berapa biaya jasa alih media arsip?
Biaya bergantung pada volume, ukuran dan kondisi dokumen, target resolusi, jumlah metadata, kebutuhan OCR, lokasi kerja, serta target waktu. Survei dan sampling membantu menghasilkan perhitungan yang lebih akurat.
Apakah hasil scan bisa dicari berdasarkan isi dokumen?
Bisa melalui OCR. Tingkat akurasi dipengaruhi kualitas dokumen, bahasa, jenis huruf, tabel, tulisan tangan, dan kondisi hasil scan. Kami menetapkan metode QC sesuai target penggunaan.
Apakah dokumen fisik dikembalikan seperti semula?
Dokumen dapat dire-filing dan dikembalikan sesuai urutan/berkas yang disepakati. Untuk dokumen rapuh atau bernilai khusus, prosedur penanganan ditetapkan sebelum pekerjaan.
Apakah file dapat langsung masuk ke DMS atau SIMRS?
Ya, jika format data, metadata, hak akses, dan mekanisme integrasi tersedia. Archa dapat membantu mapping, migrasi, dan integrasi ke sistem tujuan.
Hitung kebutuhan digitalisasi dokumen Anda
Sampaikan perkiraan jumlah boks/lembar, jenis dokumen, lokasi, metadata, dan target waktu. Kami akan membantu menentukan metode serta kebutuhan sampling.