Di era digital, arsip fisik yang menumpuk dapat menjadi tantangan, memakan tempat, rentan terhadap kerusakan, dan memperlambat akses terhadap informasi krusial.
PT Archa Mitra Solusi menghadirkan layanan alih media arsip sebagai solusi komprehensif untuk mentransformasikan dokumen berharga Anda menjadi aset digital yang aman, terstruktur, dan mudah diakses. Kami mengubah tumpukan kertas menjadi data cerdas yang memberdayakan bisnis Anda.
Penataan dan Klasifikasi Dokumen Fisik
Sebagai fondasi dari arsip digital yang andal, kami memulai dengan menata dan mengklasifikasikan seluruh dokumen fisik Anda. Proses ini mencakup pengorganisasian metodis dan inventarisasi untuk menyusun daftar arsip terstruktur, menjamin kelengkapan dan integritas data sejak awal.
Digitalisasi : Fisik -> Digital
Menggunakan teknologi pemindaian (scanning) canggih, kami mengubah setiap lembar dokumen fisik menjadi format digital berkualitas tinggi. Proses ini memastikan kejelasan gambar, ketajaman teks, dan kelengkapan setiap detail dari dokumen asli.
OCR - Researchable
Setiap hasil pindaian akan melalui proses Quality Control yang ketat untuk memastikan kesempurnaan. Selanjutnya, kami menerapkan teknologi Optical Character Recognition (OCR), yang mengubah gambar pindaian menjadi dokumen yang researchable (dapat dicari). Anda dapat menemukan informasi spesifik dalam hitungan detik hanya dengan mengetik kata kunci.
Identity Verification and Identity Document Authentication
Melampaui proses digitalisasi, kami menerapkan Identity Document Authentication. Langkah krusial ini memverifikasi integritas dan keaslian setiap dokumen digital, memastikan file yang dihasilkan adalah representasi sah yang tidak dapat diubah dari aslinya, sehingga memberikan lapisan keamanan dan validitas hukum pada arsip digital Anda.
Upload to Data System
Setelah semua proses selesai, arsip digital yang telah terverifikasi akan diunggah secara aman ke sistem manajemen dokumen (DMS) atau platform penyimpanan data pilihan Anda. Arsip Anda kini siap diakses kapan saja, di mana saja, oleh personel yang berwenang.
Biaya layanan kami bersifat kustom dan disesuaikan dengan kebutuhan spesifik setiap klien. Faktor utama yang memengaruhi biaya antara lain: volume total dokumen, kondisi fisik arsip, tingkat kompleksitas klasifikasi, serta layanan tambahan yang dipilih (seperti autentikasi lanjutan atau integrasi sistem DMS). Hubungi tim kami untuk konsultasi gratis dan mendapatkan penawaran yang transparan sesuai lingkup proyek Anda.
Keamanan adalah prioritas utama kami. Kami menerapkannya dalam beberapa lapisan:
Perjanjian Kerahasiaan (NDA): Kami menandatangani NDA sebelum memulai proyek.
Fasilitas Aman: Proses dilakukan di fasilitas kami yang memiliki akses terbatas dan pengawasan 24/7.
Personel Terverifikasi: Seluruh staf kami telah melalui proses verifikasi dan terikat oleh protokol kerahasiaan yang ketat.
Transfer Data Terenkripsi: Semua data digital ditransfer menggunakan metode enkripsi untuk mencegah akses tidak sah.
Proses Autentikasi: Memastikan integritas setiap file digital agar tidak dapat diubah.
Anda memiliki kontrol penuh atas dokumen fisik Anda. Setelah proses selesai, kami menyediakan beberapa opsi:
Pengembalian Dokumen: Kami akan mengembalikan seluruh arsip fisik dalam kondisi yang sudah tertata rapi.
Penyimpanan Arsip Fisik: Jika Anda ingin menghemat ruang, kami menyediakan jasa penyimpanan arsip fisik di fasilitas aman kami.
Pemusnahan Tersertifikasi: Atas permintaan Anda, kami dapat melakukan pemusnahan dokumen secara aman dan tersertifikasi sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Format standar yang kami sediakan adalah PDF atau PDF/A (format standar untuk pengarsipan jangka panjang) yang mudah diakses dan memiliki fitur pencarian teks (searchable). Untuk akses, kami menawarkan solusi yang fleksibel, mulai dari penyerahan data melalui media penyimpanan aman (hard drive), hingga integrasi penuh dengan Document Management System (DMS) atau platform cloud perusahaan Anda.
Manfaat utamanya adalah mengubah arsip statis Anda menjadi aset informasi yang dinamis dan cerdas. Dengan Optical Character Recognition (OCR), Anda tidak lagi hanya melihat gambar dokumen, tetapi bisa mencari kata atau frasa spesifik di dalam ribuan dokumen dalam hitungan detik. Ini secara drastis meningkatkan efisiensi, mempercepat pencarian data, dan memaksimalkan nilai dari informasi yang Anda miliki.
Persiapan di pihak Anda sangat minimal. Hal utama yang perlu Anda lakukan adalah mengidentifikasi kumpulan arsip yang akan didigitalkan. Selebihnya, tim kami akan memandu Anda melalui setiap langkah, mulai dari konsultasi awal, membantu proses klasifikasi, hingga penjemputan dokumen di lokasi Anda. Tujuan kami adalah membuat proses ini semudah dan seefisien mungkin bagi Anda.
