Cara Menentukan Ruang Lingkup Jasa Penataan Arsip
Permintaan penawaran jasa penataan arsip sering hanya berisi jumlah boks dan target waktu. Penyedia kemudian membuat asumsi masing-masing: ada yang menghitung sampai input daftar arsip, ada yang hanya memindahkan fisik ke boks baru. Hasilnya, harga terlihat jauh berbeda padahal layanan yang dibandingkan tidak sama.
Ruang lingkup yang baik tidak harus panjang. Ia harus menjawab lima hal: kondisi awal, volume, pekerjaan, output, dan cara menerima hasil.
Bedakan kondisi awal arsip
Istilah “arsip belum tertata” memiliki banyak bentuk. Dokumen bisa masih berada di unit pengolah, sudah masuk map tetapi tanpa kode, bercampur antarjenis, atau tersimpan dalam boks namun daftar lokasinya tidak akurat. Setiap kondisi membutuhkan langkah dan waktu berbeda.
Saat survei, catat:
- unit pencipta dan rentang tahun;
- jenis arsip serta media;
- susunan awal: per transaksi, per subjek, per nomor, atau acak;
- ketersediaan klasifikasi arsip dan Jadwal Retensi Arsip;
- daftar lama, agenda, database, atau referensi lain;
- kondisi fisik, duplikasi, nonarsip, dan materi yang perlu perlakuan khusus.
Foto kondisi dan hasil sampling membantu, tetapi tetap jaga agar informasi sensitif tidak ikut tersebar di dokumen pengadaan.
Gunakan satuan volume yang bisa diuji
Meter linear lazim digunakan untuk mengukur jajaran arsip, sedangkan boks/map lebih mudah dipahami oleh unit kerja. Cantumkan keduanya bila memungkinkan. Untuk dokumen yang akan diinput per item, sertakan estimasi jumlah item berdasarkan sampel.
Jangan mengonversi boks ke lembar dengan satu angka untuk seluruh populasi tanpa sampling. Boks yang berisi map tebal, formulir lepas, atau buku register memiliki kepadatan berbeda.
Tentukan pekerjaan berdasarkan jenis arsip
Pemberkasan arsip aktif
Output umumnya berorientasi pada berkas yang masih digunakan unit kerja. Pekerjaan dapat mencakup pemeriksaan, pengelompokan item ke berkas, penentuan indeks dan kode klasifikasi, pelabelan, serta penyusunan daftar berkas dan daftar isi berkas.
Penataan arsip inaktif
Pekerjaan dapat mencakup identifikasi, pemilahan, manuver informasi dan fisik, pendeskripsian, pemboksan, pelabelan, penempatan pada rak, penyusunan daftar arsip inaktif, dan peta lokasi simpan. Tuliskan apakah penyusutan atau usul musnah termasuk scope atau menjadi pekerjaan terpisah.
Penanganan khusus
Pisahkan dokumen berjamur, rapuh, basah, terikat, berukuran besar, atau mengandung media nonkertas. Penanganan dan alat yang dibutuhkan tidak sama dengan dokumen kantor biasa.
Nyatakan output secara konkret
Hindari output “arsip tertata rapi”. Gunakan daftar yang dapat diperiksa, misalnya:
- arsip tersusun menurut skema yang disetujui;
- boks dan map berlabel dengan identitas unik;
- daftar arsip dalam format spreadsheet atau format sistem;
- peta lokasi rak dan boks;
- daftar duplikasi, nonarsip, atau pengecualian;
- laporan progres dan laporan akhir;
- berita acara serah terima.
Untuk daftar, sertakan template field dan contoh satu baris. Nama kolom yang sama dapat ditafsirkan berbeda. “Kurun waktu”, misalnya, bisa berupa tahun tunggal atau rentang tanggal.
Masukkan kebutuhan lokasi dan keamanan
Scope perlu menyebut lokasi kerja, jam operasional, akses loading, lift, area staging, listrik, jaringan, meja, rak, dan aturan keselamatan. Jika pekerjaan dilakukan di area klien, tentukan siapa yang menyediakan ruang, perangkat, dan akses.
Untuk arsip terbatas atau rahasia, jelaskan kebutuhan NDA, daftar personel, larangan perangkat pribadi, pengawasan, pencatatan perpindahan, dan prosedur insiden. Jangan menunggu kickoff untuk membahas hal ini.
Susun target produktivitas dengan asumsi
Target harus mempertimbangkan variasi kondisi. Sebuah tim dapat bekerja cepat pada arsip yang sudah berurutan, tetapi melambat ketika harus membaca isi satu per satu. Minta calon penyedia menjelaskan asumsi produktivitas, komposisi tim, jam kerja, dan kebutuhan keputusan dari pihak klien.
Tetapkan mekanisme bila ditemukan volume atau kondisi berbeda dari sampel: apakah menggunakan change request, harga satuan, atau penyesuaian jadwal.
Buat acceptance criteria sebelum mulai
Penerimaan hasil dapat menggunakan sampling per batch. Periksa kecocokan fisik dan daftar, konsistensi klasifikasi, label, urutan, kelengkapan field, lokasi, serta temuan pengecualian. Definisikan kesalahan kritis—misalnya arsip hilang atau identitas salah—dan kesalahan minor seperti format penulisan yang tidak konsisten.
Penerimaan bertahap lebih aman daripada menunggu seluruh volume selesai. Tim dapat memperbaiki metode sejak awal dan kedua pihak memiliki gambaran progres yang sama.
Struktur ringkas dokumen scope
- Latar belakang dan tujuan.
- Populasi, volume, lokasi, dan kondisi awal.
- Instrumen/kebijakan yang tersedia.
- Rincian pekerjaan dan yang tidak termasuk.
- Output serta format data.
- Tim, fasilitas, keamanan, dan jadwal.
- QC, acceptance criteria, dan pelaporan.
- Mekanisme perubahan volume atau kondisi.
Archa menyediakan jasa pengelolaan dan penataan arsip untuk arsip aktif, inaktif, instrumen, dan managed service. Jika volume atau kondisi awal belum diketahui, minta survei awal sebelum menyusun penawaran.